Правила прове Одной из важнейших форм работ выполняемых менеджером является проведение собраний, совещаний, заседаний. В ходе проведения этих мероприятий происходит обмен информацией между руководителем и подчиненными, при этом, вырабатываются и выносятся на обсуждение варианты управленческих решений.
    При подготовке совещания планируют:
- перечень выносимых на рассмотрение вопросов, т.е. определяется повестка дня;
- время и место проведения совещания;
- состав участников.
На совещание должны быть приглашены только работники, компетентные в обсуждаемой проблеме. Лучшим временем для проведения совещания считается время до обеда. Желательно, чтобы продолжительность совещания была от 45 минут до 1 часа, а число участников на более 10 человек. Совещание лучше проводить в специальном помещении, например, в зале заседаний, а не в общей комнате или в кабинете руководителя.
Совещание должно быть тщательно подготовлено и умело проведено, должны быть четко определены его цели. Если эти правила не соблюдаются, то участники этого мероприятия уходят с чувством досады за напрасно потраченное время, и кроме того снижается эффективность управления.
Совещание обычно открывает руководитель, кратким вступительным словом, в котором четко формирует основную цель совещания, напоминает регламент, сообщает о времени  работы и предоставляет слово выступающим.
При проведении совещания его участники могут получать слово по заранее составленному списку, могут по желанию выступить в ходе совещания или по решению председателя. Оптимальным считается выступление в прениях в течение 3-5 минут.
Во время обсуждения вопросов руководитель следит за регламентом, направляет обмен мнениями по обсуждаемым проблемам путем подстановки дополнительных вопросов и предложений высказаться. При этом обязательно должны фиксироваться новые идеи и предложения. В заключении совещания руководитель подводит итоги. По результатам совещания составляется протокол, в котором полностью фиксируются результаты работы совещания. В дальнейшем протокол используется для координации деятельности предприятия и для осуществления контроля за ходом выполнения намеченных мер.
Доклады и выступления должны быть предварительно хорошо подготовлены. Импровизированные выступления лучше воспринимаются слушателями, но при импровизации трудно выдержать последовательность изложения мыслей, поэтому выступление лучше строить на основе краткого плана-конспекта.
Выступление рекомендуется делить на три части: вступление, главная часть и заключение.
Вступление имеет целью привлечь внимание слушателей. Главная часть это переход к сущности излагаемых вопросов, а заключение должно подводить итог всего выступления.
Лучшей формой заключения является постановка новых задач. Совершенно недопустимы в конце выступления шутливые высказывания, юмор.
К выступающему также предъявляется ряд требований:
1. К докладу необходимо тщательно готовиться: собрать материалы, написать речь и прочитать ее вслух.
2. Следует одеться просто. В костюме не должно быть ничего кричащего (цвет, фасон), т.к. психологическое воздействие на собравшихся начинается с этого.
3. Перед выступлением следует мысленно повторить план и основные направления выступления, с тем, чтобы меньше волноваться и быть уверенным, необходимо хорошо подготовиться к выступлению.
4. Говорить следует четко и ясно, не монотонно, по возможности выразительно и просто.
5. Жесты оживляют речь, они должны соответствовать смыслу и значению фразы. Слишком частые, однообразные, суетливые жесты надоедают, раздражают.